Hoe schrijf je een goede zakelijke mail? Belangrijke tips

Hoe schrijf je een goede zakelijke mail?

Het vermogen om doeltreffend en respectvol te communiceren via een zakelijke e-mail is cruciaal in de zakenwereld. Door aandacht te besteden aan de juiste elementen zakelijke mails versturen die niet alleen de boodschap goed overbrengen maar ook die een positieve indruk achterlaten. Een zakelijke e-mail moet professioneel en duidelijk zijn. Het is van belang dat de boodschap helder overkomt bij de ontvanger.

Bij het opzetten van de e-mail is het belangrijk om rekening te houden met de doelgroep en de essentie van de communicatie. Begin de zakelijke mail met de correcte aanhef. Dit hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger. Bij een formele relatie gebruik je 'Geachte' en als de relatie informeler is dan kan je gebruik maken van 'Beste'. 

De boodschap moet goed overkomen bij de ontvanger. Bij het schrijven van de zakelijke mail moet de boodschap concreet zijn en probeer overbodige details en informatie te vermijden. Deel de mail op in alinea's, met elke alinea gericht op één onderwerp.

In de inleiding geef je een korte beschrijving van het doel van de mail. De inleiding wordt gevolgd door de kern, hier vertel je gedetailleerde informatie die relevant is voor de ontvanger. Rond de mail af in het slot. Hier sluit je de zakelijke mail af met een conclusie van de belangrijkste punten en benoem eventuele vervolg stappen.

Sluit de zakelijke e-mail af met een groet. Als de insteek van de mail formeel is, dan maak je gebruik van 'Hoogachtend', mocht de mail informeler zijn, dan kan je ervoor kiezen om 'Met vriendelijke groet' te mail af te sluiten. Vermeld je eigengegevens, denk hierbij aan je volledige naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en/of e-mailadres.

Lees na het schrijven de mail goed na. Zorg ervoor dat je foutloos geschreven hebt en dat alles wat je wilt vertellen in de mail staat. Het is slordig en komt onprofessioneel over als je bepaalde informatie vergeten bent of als de mail typefouten heeft.

Hoe moet je een zakelijke e-mail beginnen?

Een zakelijke e-mail begin je met een formele begroeting. Je kan hier kiezen om 'Geachte' te gebruiken. Vaak wordt deze aanhef gebruikt als de context officieel en formeel is. Deze begroeting zorgt vaak ook voor afstand tussen de afzender en de geadresseerde. Het is mogelijk om te kiezen voor de aanhef 'Beste', deze begroeting wordt vaak gebruikt als de e-mail een zakelijke insteek heeft. De aanhef 'Beste' voelt iets persoonlijker en verminderd afstand tussen de afzender en de ontvanger van de zakelijke e-mail. 

In de aanhef wordt ook de naam van de ontvanger vernoemd. In zakelijke communicatie is het gebruikelijk dat de achternaam in de aanhef staan in plaat van de voornaam. Bijvoorbeeld 'Geachte heer Janssen' of 'Geachte mevrouw Goossens'. Mocht je de ontvanger persoonlijk kennen en als de e-mail informeler is, dan kan je ervoor kiezen om de voornaam te benoemen. Bijvoorbeeld 'Beste Jan' of 'Beste Amber'

Mocht je twijfelen over welke naam in de aanhef het beste past bij de zakelijke e-mail. Dan is het veiliger om te kiezen voor de achternaam. Dit wordt over het algemeen als meer formeel beschouwd. Het kan ook zijn dat je de naam van de ontvanger niet weet. Dan begin je de zakelijke e-mail met de aanhef 'Geachte heer/mevrouw'. 

Wat moet er in een zakelijke mail staan?

Voor een zakelijke e-mail wordt vaak dezelfde indeling gebruikt. Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat deze punten verwerkt zodat de e-mail een overzichtelijke en duidelijke structuur heeft. Door deze elementen te gebruiken zorg je er ook voor dat je niks mist. het komt niet professioneel over als je bepaalde punten vergeten bent in de mail te zetten. Hieronder zie je de indeling in de juiste volgorde voor een zakelijke e-mail.

1.  E-mailadres van de ontvanger: Plaat het e-mailadres van de geadresseerde bovenaan in de mail. Bij veel e-mailsystemen is hier een speciaal vakje voor.
   
   
2.  Cc: Zijn er meerdere mensen die deze mail moeten ontvangen, maar zijn zij niet de hoofdontvanger? Plaats dan het e-mailadres van deze personen in het vakje van 'CC'. Zij ontvangen dan een kopie van de mail. Vaak zijn dit personen die geen actie hoeven te ondernemen bij het ontvangen van de e-mail, maar zij moeten bijvoorbeeld wel op de hoogte worden gebracht.
   
   
3. Onderwerp: Onder de e-mail van de ontvanger plaats je het onderwerp. Houdt het beknopt en wees specifiek. De ontvanger moet direct kunnen weten waar de mail overgaat. In de meeste e-mailsystemen staan bovenaan de e-mail een speciaal vakje waar je het onderwerp kan invullen.
   
   
4. Bijlage: Als je bijlages meestuurt met de mail, dan vermeld je deze hier. Benoem welke bijlages je verstuurt zodat de ontvanger weet waar het overgaat.
   
   
5. Aanhef: Begroet de geadresseerde op een formele manier. Dit kan met de begroeting ´Geachte heer/mevrouw', mocht je de naam van de ontvanger weten dan kan je de begroeting 'Geachte heer Klaassen' of 'Geachte mevrouw Thijssen' gebruiken. Als de insteek van de zakelijke e-mail iets informeler is dan kan je de aanhef 'Beste' gebruiken.
   
   
6. Inleiding: In de inleiding leg je concreet uit waarom jij deze mail stuurt. Maak deze beschrijving duidelijk en interessant voor de ontvanger.
   
   
7. Kern: Dit is de hoofdtekst van de mail. Vertel hier de belangrijkste informatie, stel hier je vragen of presenteer je verzoeken. Maak gebruik van alinea's. Hierdoor houd je de tekst overzichtelijk. Probeer om per alinea één onderwerp te gebruiken. Weid niet te veel uit van het onderwerp.
   
   
8.  Slot: Hier rond je je mail af. Vat bepaalde onderwerpen samen, geef een conclusie of vertel eventuele vervolgstappen.
   
   
9. Afsluitende groet: De groet hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger. Als het een officiële en formele mail is, maak dan gebruik van hoogachtend. Is de insteek van de e-mail informeler, dan kan je afsluiten met 'Met vriendelijke groet'.
   
   
10. Handtekening: Sluit de zakelijke mail af met jouw handtekening. Vernoem hier jouw volledige naam, jouw functie, jouw bedrijfsnaam, telefoonnummer en/of e-mailadres en eventueel de website van jouw bedrijf. Het is mogelijk om je handtekening automatisch onder elke mail te laten zetten. Als je een handtekening toevoegt aan het e-mailsysteem dat je gebruikt, dan komt die onder elke mail te staan die je verstuurt. Het is handig om deze toe te voegen om ervoor te zorgen dat je geen gegevens vergeet te vermelden en om fouten te voorkomen.

Hoe ziet een zakelijke mail eruit?

Om een duidelijk beeld te krijgen van een zakelijke e-mail zie je hieronder een voorbeeld.

Door de juiste elementen toe te passen, zoals een gepaste aanhef, heldere boodschap en duidelijke structuur, kun je niet alleen de gewenste informatie overbrengen, maar ook een positieve indruk achterlaten bij de ontvanger. Het is essentieel om rekening te houden met de doelgroep en de context van de communicatie, en om de mail zorgvuldig te redigeren om fouten te voorkomen. Door deze richtlijnen te volgen, kun je zakelijke e-mails schrijven die professioneel, doeltreffend en respectvol zijn, waardoor je jouw zakelijke relaties op een positieve manier kunt onderhouden en versterken.