Wat is een zakelijke brief en hoe schrijf je een zakelijke brief?

Wat is het doel van een zakelijke brief?

Ga je met een instantie of een onderneming communiceren? Dan is het handig dat je goed weet hoe je een zakelijke brief moet schrijven. Deze vorm van communicatie wordt ingezet om professioneel informatie over te brengen, denk hierbij aan sollicitatiebrieven, motivatiebrieven, klachtenbrieven en opzegbrieven. Bij een zakelijke brief is de geadresseerde vaak iemand die je niet persoonlijk kent. Het is belangrijk dat je de brief duidelijk en overzichtelijk houdt.

Het is essentieel dat brief foutloos geschreven is, anders is de kans aanwezig dat je niet serieus genomen wordt. Tegenwoordig praten veel mensen informeel en losser op bepaalde media, dit is niet het geval in een zakelijke brief. De toon is nog altijd formeel. Het zakelijke perspectief zorgt voor technische termen en soms voor een specifiek jargon.

Waarom schrijf je een zakelijke brief?

Een zakelijke brief kan voor meerdere redenen geschreven worden. Als je van plan bent om een organisatie te benaderen dan is een nette brief een goede manier van communiceren. Als je bijvoorbeeld wilt solliciteren of juist ontslag wilt nemen dan kan je gebruik maken van een formele brief. Een zakelijke brief biedt een gestructureerd en formeel kanaal voor schriftelijke communicatie tussen individuen, bedrijven en organisaties. Op deze manier kan je informatie duidelijk en georganiseerd overbrengen bij andere partijen.

Het dient ook als tastbaar document dat als referentiepunt kan dienen. Partijen kunnen eerdere brieven gebruiken om terug te blikken op voorgaande afspraken, beslissingen en overeenkomsten.

Het voordeel is de professionele uitstraling. Door de formele toon, correcte grammatica en de gestandaardiseerde opmaak zorgen voor een positief imago en weerspiegelen de zakelijke normen en waarden van de afzender.

Een zakelijke brief is een goed middel als er een officieel en blijvend document gecreëerd moet worden. Een paar voorbeelden hiervan zijn, contracthandelingen, juridische kwesties of officiële aankondigingen.

Wat schrijf je in de inleiding van een zakelijke brief?

De inleiding is een erg belangrijk onderdeel. Het zet de toon voor de rest van de brief. In de inleiding moet de ontvanger direct weten waar de brief toe dient. Spreek de ontvanger in de aanhef op een vriendelijke en formele toon aan. Dit doe je door 'Geachte heer/mevrouw' te gebruiken, als je de naam weet van de geadresseerde dan kan je 'Geachte (achternaam)' gebruiken. Mocht je de ontvanger persoonlijke kennen dan is het mogelijk om de voornaam te gebruiken in plaats van de achternaam. Het vernoemen van de achternaam is echter wel gebruikelijker en komt formeler over.

Maak duidelijk waarvoor de brief toe dient. Wees hier concreet en beknopt. Je kan bijvoorbeeld vertellen dat het om een sollicitatie, een klacht of een aanbod gaat. Indien van toepassing refereer dan naar eerdere communicatie die je hebt gehad met de betreffende partij.

Wat is de indeling van een zakelijke brief?

Een zakelijke brief bestaat uit diverse onderdelen. Elk van deze onderdelen is essentieel voor een goede brief. Hieronder staan alle onderdelen vermeld en in de juiste volgorde. 

1.  Afzender: Begin je met je eigennaam, adresgegevens, postcode, telefoonnummer en emailadres.
   
   
2.  Datum: Als tweede plaats je de datum van de dag dat je de brief schrijft op.
   
   
3.  Geadresseerde: Onder de datum plaatst je de gegevens van de ontvanger. De naam aan wie je de brief schrijft, bedrijfsnaam, adres van het bedrijf en de postcode.
   
   
4.  Onderwerp: Onder alle gegevens plaats je het onderwerp. Hier staat de reden waarom jij deze brief schrijft. Houd het onderwerp concreet zodat de afzender gelijk weet waar het over gaat.
   
   
5.  Aanhef: Spreek hier de geadresseerde aan. Gebruik hier 'Geachte heer of mevrouw'. De aanhef 'Beste' gebruik je in een brief die wat informeler is. Als je de aanhef 'Beste' gebruikt dan kan je ook meneer zeggen i.p.v. 'heer'.
   
   
6.  Inleiding: De eerste zin van de alinea moet interessant zijn voor de geadresseerde. Deze zin begin je nooit met 'Ik'. Deze alinea is bedoeld om duidelijk te maken wat de reden is van deze zakelijke brief.
   
   
7.  Kern: Hier komt de inhoud van je boodschap te staan. De kern kan uit meerdere alinea's bestaan maar zorg ervoor dat elke alinea uit maar één onderwerp bestaat. Vermeld alle details die belangrijk zijn voor je betoog, je mag in tegenstelling tot de inleiding iets uitweiden van het onderwerp.
   
   
8.  Slot/conclusie: Rond hier je boodschap af. Vat eventueel bepaalde onderwerpen samen of geef bijvoorbeeld aan wanneer de volgende afspraak is.
   
   
9.  Afsluiting: Sluit de brief af met 'Hoogachtend' of 'Met vriendelijke groet'. De keuze ligt vaak op hoe je de aanhef hebt geschreven. Als je de brief met 'Beste' bent begonnen dan sluit je af met 'Met vriendelijke groet' en als je met 'Geachte' bent begonnen dan sluit je af met 'Hoogachtend'. 

Hoeveel witregels bij een zakelijke brief?

Om de boodschap overzichtelijk te houden is het belangrijk om witregels te gebruiken tussen de verschillende onderdelen. Witregels zorgen voor duidelijke scheidingen waardoor de brief helder en gemakkelijker te lezen is. De algehele structuur is duidelijk en je creëert een professionele uitstraling. Hieronder zie je een aantal richtlijnen die je kan hanteren.

•  Tussen de gegevens van de afzender en de datum.
•  Na de datum en voor de gegevens van de geadresseerde.
•  Tussen de gegevens van de geadresseerde en het onderwerp.
•  Voor en na de aanhef.
•  Tussen de inleiding, de kern en het slot.
•  Voor en na afsluiting.

Maak gebruik van deze richtlijnen om de informatie geordend te houden en om een duidelijke structuur te vormen. Hierdoor kan de geadresseerde de brief makkelijker lezen en het ziet het in het geheel professioneler uit.

Zakelijke brief voorbeeld

Om een duidelijk beeld te krijgen, zie je hieronder een voorbeeld van een zakelijke brief met alle essentiële elementen in de juiste volgorde. 

Wat is het verschil tussen een zakelijke brief en een zakelijke mail?

Tegenwoordig is het gebruikelijker om een zakelijke email te sturen in plaats van een zakelijke brief. Ben je benieuwd naar hoe je een zakelijke email moet opstellen, lees dan dit artikel.

Zakelijke brieven en zakelijke e-mails zijn beide vormen die gebruikt worden om te communiceren met organisaties, bedrijven en individuen. Toch zijn er enkele verschillen tussen deze twee vormen van communicatie.

Over het algemeen worden zakelijke brieven formeler geschreven. Ze hebben strikte regels als het gaat over aanhef, afsluiting en de algehele structuur. Denk hierbij aan 'Geachte heer/mevrouw' en als afsluiting 'Hoogachtend'. In zakelijke e-mail is de toon iets informeler. Dit hangt nog wel af van de bedrijfscultuur en de essentie van de communicatie. De begroeting en de afsluiting zijn eenvoudiger, denk hierbij aan 'Beste' en 'Met vriendelijke groet'.

De verwerkingstijd van een geschreven brief duurt ook altijd langer, vooral als deze verzonden wordt met de post. Het voordeel van een e-mail is dat het gelijk aankomt bij de geadresseerde. 

Formele brieven worden vaker gebruikt voor officiële zaken, zoals juridische zaken en zakelijke contracten. Zakelijke e-mails worden vaker gebruikt voor minder formele onderwerpen, denk hierbij aan follow-ups en informele gespreken.