De basis van import en export voor startende ondernemers

09 september 2024

Import en export: Een gids voor startende ondernemers

De wereldwijde handel biedt enorme kansen voor startende ondernemers. Door producten te importeren of te exporteren, kun je nieuwe markten bereiken, je productaanbod uitbreiden en je bedrijf laten groeien. Maar waar begin je? In deze blog behandelen we de basisprincipes van import en export, inclusief belangrijke overwegingen en praktische tips voor startende ondernemers.

Wat is importeren en exporteren?

Importeren: Het proces van het aankopen van goederen of diensten uit het buitenland om ze in jouw eigen land te verkopen. Dit kan variëren van grondstoffen en componenten tot afgewerkte producten.
Exporteren: Het proces van het verkopen van goederen of diensten aan klanten in het buitenland. Dit kan je helpen om nieuwe markten te betreden en je klantenbestand te vergroten.

Waarom importeren en exporteren?

Voor startende ondernemers kunnen import en export verschillende voordelen bieden:

Nieuwe markten: Exporteren opent de deur naar internationale markten, waardoor je je klantenbestand kunt vergroten.
Kostenbesparing: Importeren kan helpen om kosten te verlagen door goederen of grondstoffen in te kopen tegen lagere prijzen dan lokaal beschikbaar.
Diversificatie: Het betreden van buitenlandse markten kan helpen om je bedrijfsrisico's te spreiden en je inkomstenbronnen te diversifiëren.
Concurrentievoordeel: Door unieke producten uit het buitenland te importeren of je eigen producten wereldwijd aan te bieden, kun je je onderscheiden van concurrenten.

Stap-voor-stap gids voor importeren

Marktonderzoek: Voordat je begint met importeren, is het belangrijk om marktonderzoek te doen. Identificeer welke producten gewild zijn in jouw markt en welke leveranciers betrouwbaar zijn.
Leveranciersselectie: Zoek naar betrouwbare leveranciers in het buitenland. Je kunt hiervoor handelsbeurzen bezoeken, online marktplaatsen gebruiken of contact opnemen met handelsorganisaties.
Vergunningen en douane: Controleer of je speciale vergunningen nodig hebt om bepaalde goederen te importeren. Daarnaast moet je op de hoogte zijn van douanevoorschriften en importheffingen.
Logistiek en vervoer: Regel het transport van de goederen naar jouw land. Dit kan via zee, lucht of land gebeuren. Zorg voor een betrouwbare logistieke partner die ervaring heeft met internationale handel.
Betalingsvoorwaarden: Onderhandel goede betalingsvoorwaarden met je leveranciers. Dit kan voorafbetaling, betaling bij levering of kredietvoorwaarden omvatten.
Kwaliteitscontrole: Voer een kwaliteitscontrole uit op de goederen zodra ze arriveren om ervoor te zorgen dat ze aan jouw standaarden voldoen.

CE-markering

Als je producten importeert die binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verkocht zullen worden, moet je ervoor zorgen dat ze voldoen aan de CE-markering. De CE-markering geeft aan dat het product voldoet aan de EU-regelgeving en veilig is om te gebruiken.

Stappen voor CE-markering:

Identificeer de toepasselijke richtlijnen: Zorg ervoor dat je weet welke EU-richtlijnen van toepassing zijn op je product.
Conformiteitsbeoordeling: Zorg ervoor dat je product voldoet aan de essentiële eisen van de richtlijnen.
Technisch dossier: Houd een dossier bij met documentatie die aantoont dat je product aan de vereisten voldoet.
Verklaring van overeenstemming: Stel een verklaring op waarin je aangeeft dat je product aan alle wettelijke eisen voldoet.

Invoer-btw betalen en terugvragen

Wanneer je goederen importeert, moet je invoer-btw betalen. Deze btw kun je later terugvragen als je aan bepaalde voorwaarden voldoet.

Stappen voor invoer-btw:

Btw-nummer: Zorg ervoor dat je een geldig btw-nummer hebt.
Douaneaangifte: Geef je goederen correct aan bij de douane en betaal de invoer-btw.
Terugvragen: Je kunt de betaalde invoer-btw terugvragen via je btw-aangifte. Dit kan vaak online via de website van de Belastingdienst.

Hoe vind ik een geschikte leverancier?

Het vinden van een betrouwbare leverancier is cruciaal voor succesvol importeren. Hier zijn enkele tips:

Onderzoek en referenties: Zoek naar leveranciers met goede referenties en beoordelingen. Bezoek handelsbeurzen en netwerk om aanbevelingen te krijgen.
Proefbestellingen: Plaats kleine proefbestellingen om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de leverancier te testen.
Communicatie: Zorg voor duidelijke en regelmatige communicatie. Vraag om documentatie en certificeringen om de betrouwbaarheid te verifiëren.
Contracten: Maak duidelijke afspraken in contracten om je te beschermen tegen mogelijke risico's.

Hoe moet je buitenlandse btw terugvragen?

Als je goederen exporteert, kun je soms de btw terugvragen die je in het buitenland hebt betaald. Dit kan via een teruggaafverzoek bij de belastingdienst van het betreffende land.

Stappen voor buitenlandse btw-teruggaaf:

Documentatie: Houd alle facturen en betalingsbewijzen goed bij.
Aanvraag indienen: Dien een teruggaafverzoek in bij de belastingdienst van het land waar je de btw hebt betaald.
Termijnen: Houd rekening met de indieningstermijnen en voorwaarden die per land kunnen verschillen.

Wat zijn importheffingen?

Importheffingen zijn belastingen die je moet betalen om goederen een land in te brengen. Deze heffingen variëren per product en land van herkomst.

Stappen voor importheffingen:

Classificatie: Classificeer je goederen correct volgens de Harmonized System (HS) codes.
Tariefinformatie: Raadpleeg de douanewebsite of een douaneagent om de toepasselijke importheffingen te bepalen.
Douaneaangifte: Geef je goederen correct aan bij de douane en betaal de vereiste importheffingen.

Belangrijke overwegingen

Wettelijke vereisten: Elk land heeft zijn eigen regels en voorschriften voor import en export. Zorg ervoor dat je volledig op de hoogte bent van de vereisten om boetes of juridische problemen te voorkomen.
Valutarisico's: Wisselkoersen kunnen invloed hebben op je winst. Overweeg het gebruik van valutahedging om je tegen ongewenste schommelingen te beschermen.
Culturele verschillen: Bij het zakendoen met buitenlandse partners is het belangrijk om je bewust te zijn van culturele verschillen en deze te respecteren.
Transportkosten: De kosten van internationaal transport kunnen hoog zijn. Zorg ervoor dat je deze kosten in je prijsstelling meeneemt.
Tarieven en belastingen: Import- en exportheffingen kunnen van invloed zijn op je winstmarges. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de relevante tarieven en belastingen in de betrokken landen.

Tips voor succes

Begin klein: Start met een kleine zending om de markt te testen en leer van de ervaring voordat je grotere hoeveelheden importeert of exporteert.
Netwerk: Bouw een netwerk van betrouwbare partners en adviseurs die je kunnen helpen bij het navigeren door de complexiteiten van internationale handel.
Blijf flexibel: Wees bereid om je strategie aan te passen op basis van marktomstandigheden en feedback van klanten.
Educatie en training: Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in internationale handel door cursussen te volgen en seminars bij te wonen.

Voorbeeld Case Study: De internationale groei van EcoVista Renewables

Achtergrond: EcoVista Renewables is een jong Nederlands bedrijf dat milieuvriendelijke producten produceert, zoals herbruikbare waterflessen en biologisch afbreekbare koffiebekers. Het bedrijf is opgericht door Lisa, een gepassioneerde ondernemer met een visie om duurzame alternatieven aan te bieden voor dagelijkse gebruiksartikelen. Na een succesvolle lancering in Nederland besluit Lisa dat het tijd is om internationaal te gaan en haar producten in andere Europese markten aan te bieden. Deze case study volgt haar stappen in het import- en exportproces, waarbij alle relevante onderwerpen uit de blog aan bod komen.

Marktonderzoek en leveranciersselectie

Uitdaging: Lisa wil haar productassortiment uitbreiden met duurzame lunchboxen, maar kan deze niet lokaal vinden. Ze besluit om een leverancier in Azië te zoeken, waar veel van dergelijke producten worden geproduceerd.

Aanpak:

Marktonderzoek: Lisa onderzoekt de vraag naar duurzame lunchboxen in Nederland en andere Europese landen. Ze identificeert een groeiende markt voor milieuvriendelijke producten.
Leveranciersselectie: Via online marktplaatsen zoals Alibaba en via aanbevelingen van collega-ondernemers vindt Lisa verschillende potentiële leveranciers. Ze plaatst kleine proefbestellingen om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de leveranciers te testen.

Vergunningen en douane

Uitdaging: Lisa moet ervoor zorgen dat de geïmporteerde lunchboxen voldoen aan de Europese veiligheidsnormen en correct worden aangegeven bij de douane.

Aanpak:

CE-markering: De lunchboxen moeten voldoen aan de EU-richtlijnen voor voedselveiligheid. Lisa vraagt de leverancier om bewijs van conformiteit en laat een steekproef van de producten in een onafhankelijk laboratorium testen.
Douaneaangifte: Lisa werkt samen met een douaneagent om ervoor te zorgen dat alle documenten correct worden ingevuld en de importheffingen worden betaald. Ze zorgt ervoor dat de producten correct worden geclassificeerd volgens de Harmonized System (HS) codes.

Invoer-btw betalen en terugvragen

Uitdaging: Bij de import van de lunchboxen moet Lisa invoer-btw betalen, die ze later wil terugvragen.

Aanpak:

Btw-nummer: Lisa heeft een geldig btw-nummer en zorgt ervoor dat alle douanedocumenten dit nummer vermelden.
Terugvragen: Via haar boekhoudsoftware houdt Lisa alle facturen en betalingsbewijzen bij. Ze dient een teruggaafverzoek in bij de Nederlandse Belastingdienst om de betaalde invoer-btw terug te krijgen.

Exporteren naar nieuwe markten

Uitdaging: Lisa wil haar bestaande productassortiment, inclusief de nieuwe lunchboxen, exporteren naar Duitsland en Frankrijk.

Aanpak:

Marktonderzoek: Ze doet onderzoek naar de vraag naar duurzame producten in Duitsland en Frankrijk. Ze analyseert de concurrentie en identificeert potentiële distributiepartners.
Zakelijke partners: Via internationale handelsbeurzen en online netwerken vindt Lisa betrouwbare distributeurs in beide landen.
Vergunningen en documentatie: Lisa zorgt ervoor dat alle exportdocumenten, zoals de commerciële factuur, paklijst en certificaten van oorsprong, correct zijn ingevuld.
Betalingsvoorwaarden: Ze onderhandelt betalingsvoorwaarden met haar buitenlandse klanten, waarbij ze gebruik maakt van Letters of Credit om de betaling te garanderen.

Importheffingen en buitenlandse btw terugvragen

Uitdaging: Lisa wil weten hoe importheffingen en buitenlandse btw haar winst kunnen beïnvloeden en hoe ze deze kan minimaliseren.

Aanpak:

Importheffingen: Ze raadpleegt de douanewebsites van Duitsland en Frankrijk om de toepasselijke tarieven te bepalen. Ze houdt rekening met deze kosten bij het bepalen van haar verkoopprijzen.
Buitenlandse btw terugvragen: Lisa registreert zich voor btw in Duitsland en Frankrijk en dient verzoeken in om de betaalde btw op zakelijke uitgaven terug te krijgen.

Resultaten van EcoVista Renewables

Door een gedegen voorbereiding en het effectief beheren van alle aspecten van import en export, slaagt EcoVista Renewables erin om haar productassortiment uit te breiden en succesvol nieuwe markten te betreden. De verkoop in Duitsland en Frankrijk neemt gestaag toe en Lisa overweegt nu om haar producten ook buiten Europa te gaan verkopen.

Conclusies en lessen:

Grondig marktonderzoek en het selecteren van betrouwbare leveranciers zijn cruciaal voor succes.
Voldoen aan wettelijke vereisten zoals CE-markering en douanevoorschriften voorkomt problemen en boetes.
Effectief financieel beheer, inclusief het terugvragen van invoer-btw en buitenlandse btw, verbetert de cashflow.
Netwerken en samenwerking met internationale partners kan nieuwe groeikansen bieden.

Door deze strategieën te volgen, kunnen startende ondernemers zoals Lisa niet alleen lokaal succes behalen, maar ook hun vleugels uitslaan op de internationale markt.